Francisco M. López es ingeniero de Gestión por la Universidad de Saint-Louis, de Bruselas, y autor, entre otros, del libro «Vender con Margen» publicado por Libros de Cabecera.
Enero es el mes en el que muchas empresas están acabando de plasmar y afinar sus presupuestos y sus objetivos. No es una tarea fácil y queda claro que debe ser llevaba con muchísimo cuidado si no queremos que un instrumento tan importante se convierta en una pesadilla.
Durante estas semana, voy a dar algunas pautas a partir de los conceptos del Profit Thinking y que deberían facilitar la tarea de muchos empresarios, angustiado en no equivocarse.
La mayoría de las empresas han elaborado sus presupuestos 2023 con un ojo puesto de los gastos, los costes centrando sus esfuerzos en contenerlos o reducirlos, usando los muy conocidos centros de costes.
Está bien, pero no sirve de nada si no tenemos claro cómo vamos a generar los recursos necesarios para cubrir esos costes.
Aquí entra uno de los elementos más importantes que las empresas suelen descuidar por completo. Los centros de margen.
Hoy vamos a aprender a diferenciarlos y a usarlos para elaborar unos presupuestos serios, asumibles y sólidos.
Diferencias entre centro de costo y centro de beneficio
De entrada vamos a definir claramente estos dos conceptos.
Los centros de costos, son esos departamentos que se centran en identificar, controlar y mantener los costos de la empresa lo más bajos posibles analizando cada uno de ellos, negociando con proveedores o acreedores llegando a cambiar procesos de compras o de fabricación. Los centros de costes se centran en los elementos internos de la empresa.
Los centros de margen, por los contrario, buscan generar e incrementar los ingresos mejorando, optimizando las estrategias y las políticas comerciales enfocados a la venta. El resultado tiene un amplio alcance abriendo las puertas a una gestión más eficiente y realista por los centros de margen miran hacia fuera. Hacia el cliente. Hacia el mercado.
El éxito de cualquier empresa se obtiene cuando somos capaces de combinar adecuadamente estos dos elementos.
Entremos más a fondo en cada uno de estos conceptos para valorar la potencia de usarlos correctamente.
¿Qué es un Centro de Costo?
Un centro de costo es un departamento encargado de controlar y reducir los costos innecesarios en los que pueda incurrir la empresa.
Por ejemplo. Los gastos de limpieza y mantenimiento no generan beneficios directamente, pero ayudan a mejorar la calidad del servicio, evitar paradas que afectan a la buena marcha de la empresa o simplemente dar una buena la imagen.
Los centros de costos, o departamentos, incurren en costes que ayudan a los centros de margen a generar los recursos necesarios.
El departamento de marketing es un centro que no genera margen. Solo costes. Pero sin él la empresa no tendría los conocimientos necesarios de las necesidades del cliente para plantear estrategias de ventas, políticas de precios o cualquier otra estrategia de venta.
Aunque el departamento de marketing no genera margen directamente, ayuda a obtenerlo.
Aunque no generen ingresos directos, los centros de costos no pueden ser eliminados y deben mantenerse para garantizar la buena salud de la empresa.
Tipos de centros de costo
Podemos decir que hay dos tipos de centros de costos.
Los centros de costos de producción: Estos centros de costos ayudan en los procesos de producción, ayudando a simplificar procesos. El departamento de embalaje, de compras, de almacenamiento son centros de costos de producción.
Los centros de costos de servicios son aquellos que proporcionan el necesario apoyo al centro de margen. El departamento de administración es un centro de costos de servicios porque facilita los procesos de venta.
¿Qué es un centro de margen?
Tal y como indicamos al inicio del artículo, los centros de margen miran hacia fuera. Hacia el mercado sin obviar los costes que generan. Por los tanto un centro de margen se centra en genera ingresos, beneficios y costes.
El departamento de ventas es un centro de margen porque trabaja para generar los ingresos y el margen necesario para cubrir los centros de costes y garantizar un beneficio para la empresa. Los centros de margen son la clave para garantizar la continuidad de la empresa.
Peter Drucker acuñó originalmente el término centro de beneficios alrededor de 1945. Más tarde se retractó y lo calificó como “Uno de los mayores errores que he cometido”. Más tarde en su libro “Managing in the next Society”, afirmó que solo hay centros de costos dentro de un negocio, y “el único centro de ganancias es un cliente cuyo cheque no ha rebotado”. Creo que sinceramente se equivocó menospreciando la potencia de los centros de beneficios o de margen en la gestión de las empresas.
Funciones del centro de margen
Los centros de margen tienen funcionen muy claras:
• Generar margen sus actividades. Por ejemplo, el departamento de ventas vende productos directamente a los clientes para generar ganancias.
• Calcule el rendimiento de las inversiones: Un centre de margen tiene en cuenta tantos los ingresos como los costes directamente relacionados con su actividad. Esto facilitando calcular el rendimiento de las inversiones.
• Ayuda en la toma de decisiones efectivas: Que los centros de margen tengan en cuenta ingresos, costes y gastos, facilita la toma de decisiones más efectivas. Conoceremos que actividades hay que potenciar y que actividades podemos reducir o eliminar.
• Ayuda en el control presupuestario: Los centros de margen detectan cualquier variación entre los costes presupuestados y los reales. ofreciendo un mayor control presupuestario aplicando rápidamente las correcciones necesarias para reconducir la situación y cumplir los objetivos planteados.
• Mayor responsabilidad: del equipo del centro de margen que controla directamente los resultados (o los ingresos y las ganancias). Esto abre la puerta a incentivar sobre los resultados y no sobre el volumen de ventas.
Tipos de centro de margen
No hay limite a los tipos de centros de margen. En sí misma, la empresa es un centro de margen. Es la suma de todos los centros de margen que la componen.
Los centros de margen son una herramienta potente y versátil que deben adaptarse a aquello que queremos analizar, controlar y mejorar. Con los centros de margen podemos conocer la rentabilidad real de los siguientes elementos:
• Departamento de ventas en su totalidad.
• Comerciales.
• Distribuidores.
• Clientes.
• Mercados.
• Países.
• Zonas.
• Productos.
Familias de productos.
Proveedores.
Etc.
¿Cómo medir el rendimiento de un centro de margen?
Los centros de margen tiene una estructura única, basada en la cuenta de resultados típica. Los elementos que deben figurar en un centro de margen son aquellos relacionados con las ventas y con los gastos necesarios para generar esas ventas.
Estos elementos son:
• Unidades.
• Cifra de venta.
• Costes directos de la venta(*).
• Margen Bruto 1 y porcentaje de margen.
• Gastos directos del centro de margen.
• Margen de contribución.
El elemento que permite medir el rendimiento del centro de margen es el margen bruto 1 y su porcentaje. Ésta es la primera fuente de información que no habla de la rentabilidad real del centro de margen.
El margen de contribución es aquel importe generado por el centro de margen destinado a cubrir todos los gastos generales de estructura.
De ninguna manera podemos cargar el centro de margen con gastos generales a partir de porcentaje aleatorio sacado de años anteriores.
Los centros de margen son también un elemento claves para:
• Comparación entre presupuesto y realidad: Si comparamos entre ingresos y gastos presupuestado y reales podemos destapar desviaciones y aplicar correcciones.
• Conocer la rentabilidad de cada unidad vendida, a través de los centros de margen de productos y familias, evaluando que productos vale la pena potenciar o abandonar.
• Rentabilidad neta del centro y de la empresa. Si dividimos el beneficio neto por las ventas, obtendremos un porcentaje de beneficio neto.
• Relación entre gastos y ventas: dado que un centro de margen también consideran los gastos directo de centro podemos ver qué relación existe entre ellos.
Ejemplo de centro de beneficio
En este caso, tomamos un centro de margen del departamento comercial:
• CM Depto. Ventas.
• Importe.
• Ingresos 1.000.000.
• Coste directos (*) 300.000.
• Margen Bruto 1 700.000.
• % MB 70%.
• Salarios comerciales 200.000.
• Comisiones 50.000.
• Gastos comerciales 20.000.
• Margen Bruto 2 430.000.
• % MB 2 43%.
(*) El error de la gran mayoría de empresas es usar un sistema de costes totales para calcular el coste de sus productos o servicios. Este es el mayor error a la hora de conocer la rentabilidad real de las ventas. El único sistema valido es el de los costes directos.
A partir de este centro de margen, podemos ver que, a pesar de generar 700.000 de MB1, una vez cargamos los gastos comerciales, el MB2 de contribución queda en 430.000.
A partir de este centro, podríamos generar subcentros con cada uno de los comerciales, destacando aquellos que más margen aportan a la empresa y los que menos, ayudando a actuar sobre ellos.
También podríamos generar un subcentro de cada comercial con los productos que cada uno de ellos vende aportando mayor información sobre la manera que tienen de generar el margen.
Podríamos ampliar hasta el infinito el desglose de estos centros, añadiendo zonas, países, etc.
Conclusión
Los centros de costos como los centros de margen son importantes para un correcto funcionamiento de cualquier negocio. Si bien lo más importante es saber cómo generar los recursos necesario para la continuidad de la empresa, es evidente que también es importante saber cómo gastamos esos recursos. Por eso que en un negocio sano, los centros de margen no sirven de nada sin el respaldo de los centros de costos.
Los centros de margen son el elemento central de sistema de gestión Profit Thinking. El concepto de los centros de margen se resume en la pirámide de la rentabilidad, ideada por Profit Thinking.
Aplicarla requiere de una organización optima de la información de la empresa, de usar los sistema de costos correcto y reales de los productos que vendemos, de calcular correctamente los márgenes reales de los productos. Una vez eso existe, generar centros de margen es fácil cuando lo asimilamos como un modelo de gestión claro, realista y eficiente.
Generar beneficio no se improvisa ni se puede dejar al azar de las circunstancia. Se debe planificar desde el inicio, gestionar con sencillas herramientas y supervisar para corregir los desvíos.
¿Quieren saber cómo aplicarlo a vuestras empresas? Hablamos.
