La propuesta de valor de cualquier empresa se transmite desde el primer punto de contacto y en todos y cada uno de los procesos que intervienen en la relación con su entorno: clientes, proveedores, consumidores, colaboradores, instituciones. Si la atención telefónica reclama exquisitez, la adecuada gestión de las visitas que se puedan recibir en una compañía dicen mucho de la filosofía de la firma y contribuyen decisivamente en la imagen que esas personas, profesionales o no, puedan hacerse de la misma.
El mejor termómetro para calibrar la seriedad de la firma
Las visitas a las empresas permiten tomar un buen pulso de la realidad de esas organizaciones. El contacto directo con sus instalaciones y con su equipo humano es el mejor termómetro para calibrar la seriedad de la firma y contrastar la confianza que se puede depositar en la misma. Por ello, las compañías necesitan cuidar esa faceta, la de las visitas a sus sedes y reuniones concertadas en la misma, tanto por la propia eficiencia de su desarrollo como por la imagen proyectada a partir de ese contacto.
El resultado de la experiencia no se reduce a la cita en sí, sino que, a menudo, ya empieza en el momento de concertarse, cuando se percibe la profesionalidad y la formalidad de nuestros interlocutores (tanto la persona con la que nos citamos como la organización a la que pertenece). De ahí la importancia de cuidar todos los detalles de principio a fin y, ya desde el primer momento, observar una exquisitez en el trato y un cuidado en la preparación de ese encuentro.
Los protocolos de seguridad exhiben carencias y la recepción de visitas no suele ser la esperada
Una casuística puede ser la siguiente: cuando llegamos a las empresas, acudimos al puesto de control habilitado y anotan nuestro nombre en una lista como conformidad de nuestra llegada sin más. Los protocolos de seguridad exhiben carencias y la recepción de visitas no suele ser la esperada:
No existe trazabilidad. Ignoran a quién visitamos (no lo apuntan, solo preguntan para llamar al interlocutor en cuestión avisar de nuestra `presencia), ni cuánto tiempo hemos invertido, ni a qué hora hemos entrado ni a qué hora hemos salido. En definitiva, nula experiencia del visitante, imagen de empresa poco profesionalizada y muy analógica, propia del Siglo XX.- No hay previsión: no es posible adaptar los recursos de nuestra empresa a las visitas que puedan producirse en el futuro, por lo que la recepción puede quedar saturada y tampoco hay protocolos establecidos.
- No hay inteligencia: se trata de saber en todo momento quién ha acudido a nuestra empresa, cuándo se ha ido, con quién ha estado reunido, qué zonas ha visitado y, todo eso, a lo largo del tiempo. Puede que una persona ya haya venido a nuestras instalaciones y que tengamos información sobre ella.
- Aspectos legales: cuando se acude a una empresa hay que atenerse a unas normas y aceptar las condiciones establecidas, pero a menudo no pueden cumplirse porque se ignoran y los visitantes aparcan donde no corresponde, entran por un acceso incorrecto, irrumpen en zonas vedadas o, incluso, se incumplen normas de prevención.
- Procesos: hay empresas que no los han incorporado porque no lo consideran importante, pero el sistema de control de visitas debe estar incluido en el plan de seguridad desde el principio.
No existe trazabilidad. Ignoran a quién visitamos (no lo apuntan, solo preguntan para llamar al interlocutor en cuestión avisar de nuestra `presencia), ni cuánto tiempo hemos invertido, ni a qué hora hemos entrado ni a qué hora hemos salido. En definitiva, nula experiencia del visitante, imagen de empresa poco profesionalizada y muy analógica, propia del Siglo XX.Otras visitas profesionales
Y no se trata solamente de las visitas. ¿Qué pasa con las contratas? ¿Y los proveedores? ¿Y el reponedor de la máquina de vending que se halla indispuesto y acude, en su lugar, un compañero?
Estamos en la misma situación que con las visitas:
- Debe existir una trazabilidad.
- Hay que registrar una hora de entrada y una de salida.
- Es preciso detectar si irrumpen en zonas no procedentes.
En similar situación se hallan algunos empleados:
- Que han olvidado la tarjeta de acceso.
- Que pertenecen a la organización pero se desplazan a otra sede para una formación o reunión interna.
Todo esto debe plantearse también en el plan de seguridad. Bien organizado, se consigue:
- Certidumbre: al disponer del control y la certeza de que se ha establecido un protocolo a seguir, tenemos previsión y capacidad de poder gestionar mejor los recursos.
- Conocimiento de la situación, de cuál es el entorno en el que se va a desarrollar la visita: a quién viene a ver y el tiempo que va a estar. Sabemos quién ha venido, con quién ha estado, cuándo ha venido y cuándo ha marchado.
- Información: tenemos la oportunidad de adquirir muchos más datos del visitante que pueden ser interesantes para la empresa.
- Experiencia de visitante al más alto nivel: podemos establecer un protocolo para visitas Premium (un gran cliente que merece un trato especial).
- Un proceso digitalizado: ‘paper less’. El visitante no tiene que firmar nada, ya ha cumplimentado el procedimiento previamente online.
Sistema de Gestión de Visitas
Un sistema de control de accesos no ofrece todo esto; solo se limita a informar de cuándo ha entrado y cuándo ha salido. Esa información sólo la puede proporcionar un Sistema de Gestión de Visitas.
Un sistema de Control de Accesos pone el foco en la identificación del visitante, mientras que un Sistema de Gestión de Visitas pone el foco en el proceso desde su propia concepción: desde que dices que va a verte con alguien.
Son dos sistemas, no sólo compatibles, sino también complementarios.
Control de Accesos
Existen una serie de soluciones en el mercado que son módulos que ofrecen las empresas de Control de Accesos.
La ventaja:
- Solucionan parte de las necesidades comentadas, pero no todas.
Los inconvenientes:
- El módulo sólo es compatible con ese sistema de control de acceso.
- No es personalizable y hay que acogerse al programa completo.
- Es limitado. No nos va a dar más funcionalidades que las que tiene porque no es el objetivo de los módulos de controles de acceso.
Por otro lado, existen softwares de gestión de visitas.
Las ventajas:
- Solucionan todas las necesidades que hemos comentado y no sólo parte de ellas.
- El software puede ser compatible con todos los sistemas de control de accesos a través de APIs.
- Es totalmente personalizable, por lo que acompaña al proceso que la empresa desee implantar.
- Es infinito. Se pueden integrar todo tipo de soluciones en respuesta a las necesidades que le vayan surgiendo a la empresa y que pueden no estar desde un principio.
El único inconveniente reside en que la empresa tiene que implantar un procedimiento o protocolo para que esto tenga sentido. Es decir, tiene que apostar por la agilización de procesos, que deben seguir desde el Consejero Delegado hasta los becarios. Y, de este modo, tener acceso a informaciones como las siguientes:
- Previsión de visitas en una fecha determinada.
- Visitas en franjas horarias.
- Lecturas por puntos de control.
La seguridad ya no solo compete al departamento de seguridad
¿Qué departamentos se van a ver beneficiados de ello? La seguridad ya no solo compete al departamento de seguridad. Si hay otros departamentos que se benefician de ello, también deben implicarse e invertir en ello:
- Seguridad: Un plan de evacuación. Cuántas personas ajenas hay en ese momento y de quién dependen en caso de escape de gas, incendio, emergencia en general.
- RR.HH.: sostenibilidad puesto que ahorra papeles, fichas y documentos; evita colas innecesarias o las agiliza al menos según el sistema.
- TI: tenemos todos los datos digitalizados.
- Logística: podemos organizar los proveedores y decirles dónde dirigirse antes de que lleguen.
- Marketing: puede tener datos a punta pala.
- Ventas: datos de ‘prospects’.
- Eventos: control y registro de todo tipo de eventos.
El valor de los datos
Disponer de los datos de todos los asistentes a un evento que hayamos podido organizar nos ofrece posibilidades infinitas. Por otra parte, los detalles de una visita se convierte en un dato de un ‘prospect’ comercial o de marketing. Los datos de asistencia pueden ayudar a organizar y prever necesidades y carencias en un evento posterior.
Los software de visitas a los que nos hemos referido son capaces de gestionar tanto visitas como todo tipo de eventos. En este sentido, cabe señalar que Pecket Business es un sistema de gestión de visitas integral único en el mercado por su versatilidad.
Pecket no solo desarrolla software, sino que es también una firma integradora
Es un software totalmente personalizable y adaptable a las necesidades de tu empresa, permitiendo desde el minuto uno gestionar la previsita, controlar los movimientos de dicha visita y obtener datos del registro en todo momento. Y no sólo desarrolla software, sino que Pecket es una firma también integradora, capaz de adaptar sus soluciones a cualquier sistema de seguridad existente.
Se trata de un sistema robusto, fiable y actualizado, que aporta seguridad al entorno empresarial.
Pecket Events es un sistema de gestión integral de eventos
Por su parte, Pecket Events es un sistema de gestión integral de eventos. Es el único del mercado creado a partir de las propias necesidades de un grupo de comunicación que realiza grandes y reconocidos eventos profesionales desde hace más de 30 años.
Se trata de un producto robusto, práctico, llave en mano, fiable y preparado para funcionar desde el primer momento. Pecket Events se revela como una herramienta que se adapta a cualquier tipo de evento o encuentro, gestionada por expertos en nuevas tecnologías que te ofrecerán un servicio óptimo y personalizado.
Ideal para todo tipo de eventos
Pecket Events es ideal para todo tipo de eventos: convenciones, formaciones internas, aniversarios, presentaciones etcétera.
Más información:
Pecket
Tel. 91 476 87 00
