Artículo publicado en VIA Empresa y reproducido con permiso expreso de su autor.
Joan Mir Juliá es director del International MBA y tutor del Executive MBA de ESIC Barcelona.
El entorno laboral en el que vivimos es una fuente inagotable de complejidad. La diversidad de actividades en la empresa, el carácter imprevisible de la crisis y las nuevas tecnologías pueden generar grandes oportunidades pero, al mismo tiempo, pueden ser conductores de la ineficiencia, el estrés y la falta de dirección en las organizaciones. Por eso, es necesario tomar conciencia y entender que simplificar los procesos, a partir de los objetivos definidos y el análisis de los recursos necesarios, es un ejercicio cada vez más vital e ineludible.
Dicho esto, la búsqueda de la simplicidad en el ámbito profesional pasa por eliminar pasos innecesarios, confusos o complicados y poner en marcha acciones que añadan valor, no solo a las propuestas, sino al camino que deberán seguir las personas a cargo para que florezcan. Y es que, cuando hablamos de generar valor, nos referimos a la labor consciente de aumentar la distancia entre lo que vemos coherente y primordial y que, por ende, nos motiva y aumenta nuestra sensación de bienestar; de lo que carece de propósito y que, por tanto, nos desmotiva y dificulta nuestro progreso. Enfocar nuestra atención en las actividades que son verdaderamente relevantes es básico para generar un mayor impacto, tanto en nuestra carrera profesional como en los resultados de la empresa.
Primero debemos esforzarnos en aclarar y ordenar nuestros pensamientos
Para aterrizar este concepto en nuestro día a día laboral, primero debemos esforzarnos en aclarar y ordenar nuestros pensamientos, compilando todas las tareas que suelen estar bajo nuestro paraguas de forma recurrente, para poder priorizar aquello que es más importante de lo que se presenta como ‘urgente’ o ‘imprescindible’ pero que, en realidad, son solo procesos que demoran la consecución de nuestros objetivos. En segundo lugar, una vez evaluada la situación general, debemos profundizar y analizar las principales fuentes de complejidad que dificultan el desempeño de nuestras responsabilidades. Veamos cuáles son las más habituales:
- La falsa productividad: Hay personas convencidas de que la productividad se consigue a través de la ocupación total del tiempo, atendiendo cualquier tipo de tarea, sin ser conscientes de que esa perspectiva conduce a la dispersión y a la complejidad. No comprenden que la máxima eficacia y eficiencia se producen cuando dirigimos toda nuestra atención a las actividades esenciales, durante un tiempo determinado, para poder desarrollar todo su potencial.
- La falta de asertividad: La asertividad consiste en saber encontrar el equilibrio entre dos extremos igual de malos, como son la pasividad y la agresividad en la comunicación de nuestras ideas o convicciones. Por consiguiente, la ausencia de esta se traduce en la dificultad para saber decir que no a los ruegos o peticiones de los demás, por miedo a ofenderles o causarles algún problema, aceptando siempre cualquier tarea que nos pongan por delante. Esta situación, lejos del acto de bondad que pretende ser, suele acarrear consecuencias negativas como la frustración resultante de tener que renunciar a lo que es realmente fundamental para alcanzar nuestros objetivos.
- La conectividad constante: No es ningún secreto que, cuanto más conectada está una persona a internet, más distracciones debe afrontar durante su jornada laboral. Esto, una vez más, genera dispersión y complejidad, dificultando nuestro enfoque en la resolución de las cosas más importantes en nuestra lista de tareas.
- La cultura de la inmediatez: A raíz de la revolución digital, hemos experimentado una creciente necesidad de dar y obtener respuestas inmediatas, integrando esta forma de trabajar en nuestra rutina. Este ‘modus operandi’ genera una pérdida del control de nuestro tiempo, provocada por la anteposición de las prioridades ajenas que difumina la atención sobre las nuestras.
- La sobreinformación: La necesidad, casi obsesiva, por saber permanentemente lo que ocurre en el resto del mundo, en nuestro sector o en nuestra categoría de productos o servicios, tiene un impacto directo en nuestra productividad. La información seguirá multiplicándose, de forma inevitable, a una velocidad escalofriante, por lo que el verdadero reto que tenemos delante no es tanto el de saber gestionar los tiempos de la tecnología, como nuestra habilidad para saber informarnos mejor.
«La simplicidad es más dura que la complejidad»
En resumen, simplificar en el trabajo es sinónimo de crear valor profesional y, para implementarlo en nuestra realidad, deberemos redibujar las relaciones que tenemos establecidas, tanto interpersonales como con la tecnología, para construir un sistema de simplicidad sustentado por la cooperación y el uso inteligente de todos los recursos que tenemos a disposición. Como Steve Jobs afirmaba: «La simplicidad es más dura que la complejidad, pues tienes que esforzarte para clarificar tus ideas para que sean simples. Pero vale la pena hacer dicho esfuerzo, ya que si lo consigues puedes mover montañas».
