Xavier Marcet es consultor en estrategia e innovación y CEO de la consultora Lead to Change.
Vaciar las agendas de reuniones y llenarlas de sentido. Es tiempo de deseos. Somos nuestras agendas. Siempre que me reúno con directivos de las empresas les sugiero que intenten vaciar sus agendas. Obviamente no les sugiero que abracen la indolencia. Les sugiero que repartan juego, que no hagan nada que otros puedan hacer con calidad suficiente, que tengan tiempo para escribir lo que piensan. Que hagan crecer a los demás ofreciéndoles la oportunidad de realizar algo que les desafíe. Vaciar las agendas es muy complicado. Hemos creado un enjambre de reuniones, comités, de compromisos corporativos que hace muy difícil aligerar las agendas. El precio de no aligerar nuestras agendas acostumbra a ser estrés y cortoplacismo. Lo urgente se come lo importante.
La salud de una empresa es inversamente proporcional al número de reuniones que hace
No podemos fabricar tiempo. Las reuniones son nuestro gran yacimiento de tiempo. Las reuniones no son malas en sí mismas. Pero la ‘reunionitis’ es una de nuestras patologías más habituales. Cuando miras la agenda de la semana y toda esta llena de reuniones, piensas “y esta gente ¿cuándo trabaja?”, es decir, ¿cuándo transmite o ejecuta lo que han decido en las reuniones? Drucker nos advertía irónicamente: la salud de una empresa es inversamente proporcional al número de reuniones que hace. Mejorar la calidad de las reuniones, reducir su número a lo sensato, ir pensado a las reuniones, darles agilidad gracias a considerar la brevedad compartida como un acto básico de generosidad. Acabar las reuniones puntualmente. Este formato híbrido de reuniones con la mitad de la gente presencial y la mitad virtual ha hecho caer mucho la calidad de las reuniones, además nos ha sustraído eso tan importante de las reuniones, los cinco minutos antes de empezar y después de acabar. Esos contactos que permiten multiplicar la eficiencia con un simple comentario o una mirada bien comprendida. Necesitamos mejorar las reuniones y que no nos ocupen tanto tiempo. Es fundamental. Hay que poder pisar la calle, ver clientes, observar a la competencia.
Vaciar las agendas para multiplicar por más. Hay un tiempo que multiplica: el tiempo en que empoderamos a los demás, el tiempo en el que vendemos, el tiempo en el que producimos, el tiempo en el que aprendemos, el tiempo en el que innovamos. Hay un tiempo que suma, el de las gestiones de apoyo, el de nuestras inercias, el de las reuniones recurrentes, el de los indicadores, el de la formación. Y hay un tiempo que resta, el de la sofisticación innecesaria, el de la burocracia, el de las normas estúpidas, el de las conspiraciones y de los líos. Cada uno debe saber cómo emplea su tiempo y en qué parte es su responsabilidad el usarlo de este modo. Nosotros somos nuestras agendas. Nada más. En nuestro uso del tiempo habilitamos nuestro futuro.
Escuchar, aprender de los clientes y de nuestros comerciales
Hay que tener tiempo para acompañar a nuestros comerciales a ver clientes y callar. Escuchar, aprender de los clientes y de nuestros comerciales. Hay que tener tiempo para aparecer en una reunión y escuchar. Hay que tener tiempo para poder explorar e innovar para que el futuro no nos sea esquivo. La innovación decae muchísimas veces por falta de tiempo y de solidaridad directiva. Hay que tener tiempo para aprender. ¿Cómo vamos a inspirar si nunca tenemos tiempo de aprender? Hay que tener tiempo para la agilidad inteligente, que es lo contrario del atolondramiento precipitado. Hay que tener tiempo para un café y poder mirarnos a los ojos. Hay que tener tiempo para andar por el monte con nuestros pensamientos en la mochila y el aire fresco en nuestras miradas. Hay que tener tiempo para deshacer líos que, cual trampa escondida, nos agrietan la confianza. Hay que tener tiempo para disfrutar y no socializar la amargura. En nuestra agenda debe haber huellas de nuestra pasión.
Hay que atreverse a empoderar, que es mucho más que delegar. Repartir juego para vaciar nuestras agendas. Hacer creer a los demás. Premiar a los que dan resultados y aprenden. Desplegar un buen ecosistema y contener el egosistema. Socializar la responsabilidad (y también el insomnio). Ser más fuertes porque tenemos más motores. Tener tiempo para que cada uno apoye al que tiene por debajo y que todos apoyemos en deleitar a los clientes. Liderar es servir, y para servir hay que poner tiempo a disposición de la comunidad. Los líderes ausentes inspiran menos, no contagian con el ejemplo.
Más que poner más gente lo que hay que hacer es aprender a trabajar de otra maner
Muchas empresas que fracasan en sus transformaciones, que no consiguen innovar con impacto, que no alcanzan la fluidez deseada en sus procesos básicos, que no consiguen incorporar al talento necesario, tienen directivos y mandos intermedios con agendas sobresaturadas. No hay tiempo para pensar, no hay rastro de generosidad en el calendario. Imposible. Y no es fácil de arreglar. Más que poner más gente lo que hay que hacer es aprender a trabajar de otra manera. Si ponemos más gente con la misma cultura del trabajo, favorecemos la burocracia y nos convertiremos en una cofradía de estresados. Las agendas compartidas ecualizan los equipos. Hay que pensar más en repartir juego y no en concentrarlo todo en muy pocas personas. Nunca es tarde para aprender a gestionar el tiempo.
Las agendas rebosan proyectos, problemas, operaciones, ventas, etcétera. Pero no hay nada como las agendas para entender nuestra cultura corporativa. Ese modo de hacer las cosas que nadie enseña, pero que rápidamente se aprende. Hay culturas que castigan la flexibilidad de las agendas, hay culturas que entienden que el esfuerzo es acumular horas y minutos, hay culturas que sostienen reuniones que tienden a la eternidad.
Se trata de vaciar las agendas para trabajar mejor
He visto muchas culturas que pretenden hacer de la sobreaceleración el estado natural. He visto demasiados directivos que se creen imprescindibles. En muchas empresas, vaciar las agendas es algo profundamente contracultural. Nuestra gestión del tiempo acumula muchas ortodoxias que deberíamos cuestionar. No se trata de vaciar las agendas para trabajar menos. Se trata de vaciar las agendas para trabajar mejor, para pensar y para actuar obteniendo más impacto. Vaciar unas agendas también para ayudar a crecer a los demás. Vaciar las agendas para que entre más vida.
Artículo publicado en La Vanguardia y reproducido con permiso expreso de su autor.